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SABRINA KREß. HERZSCHRITTMACHER, HOSTIEN UND BLOSS KEINE LADENHÜTER

Sabrina Kreß leitet das Zentrallager des Klinikums – ein Pionier in Lagerhaltung und Logistik

Sabrina Kreß wirft so schnell nichts aus der Bahn. Sie findet ihren Weg, mit grundlegend veränderten Konstellationen im Leben und den neuen Herausforderungen, die sich daraus ergeben, konstruktiv umzugehen. Für ihre Position als Leiterin des Zentrallagers und Chefin von etwa zwei Dutzend Mitarbeitern, die ständig drei Telefone zur Kommunikation bereithält, ist das eine gute Voraussetzung.

Anfang der neuzehnhundertsiebziger Jahre in Fulda geboren und wuchs als mittleres von drei Geschwistern in Neuhof auf. Seither ist Sabrina Kreß überzeugt: „Es sind die mittleren Kinder, die am besten mit allen zurechtkommen, denn sie sind einfach in diese Mittlerrolle hineingeboren.“ Ihren späteren Mann Christian lernte Sabrina Kreß im Blasorchester Neuhof kennen. Eigentlich wollte sie damals Grundschullehrerin werden. Aber als sich dann ihr erstes Kind ankündigte, entschied sie sich bewusst für die Familie, verließ die Schule und brachte im März 1988 ihren Sohn Sebastian zur Welt. Im August 1989 begann sie eine Ausbildung zur Bürokauffrau im Klinikum Fulda. „Weil meine Noten immer gut waren, zog ich meine Prüfung um ein Jahr vor und schloss meine Ausbildung im Mai 1991 ab“, blickt Sabrina Kreß zurück. Sie arbeitete halbtags im Einkauf und im September 1992 kam Sohn Daniel zur Welt. Nach drei Jahren  Erziehungsurlaub kehrte sie ins Klinikum zurück, fing halbtags im Zentrallager an und wuchs in ihre Aufgaben hinein. 2011 übernahm sie die stellvertretende Leitung, seit 2012 ist sie die Chefin des Zentrallagers, das zum Geschäftsbereich und Materialwirtschaft gehört, der von Markus Fischer geleitet wird.

Von Durchläufern und Ladenhütern

„Es ist immer alles dringend, da ist Abwägen gefragt.“ Von Toilettenpapier und Büromaterial über Absaugkatheter bis hin zu Herzschrittmacher und Implantaten für Hüft- oder Kniegelenke. 20 Paletten treffen täglich ein. Meist gemischt mit verschiedenen Kartons und Produkten, die jeweils einzeln zu bearbeiten sind. Der größte Posten: 480.000 Flaschen Mineralwasser, 1000 Paletten mit jeweils 40 Kisten zu 12 Flaschen, die alle das Zentrallager durchlaufen. In den digitalisierten Listen stehen auch 4000 Hostien und eine Osterkerze für die Seelsorge. 1600 Artikel hält das Klinikum auf Lager, 11.000 aktive Artikel sind „Durchläufer“, werden bestellt und gleich an die anfordernde Station, in einen OP oder andernorts hin weitergeleitet. Es komme darauf an, so wenig „Ladenhüter“ wie möglich zu haben, denn der Bestand sollte einen Wert von einer Million Euro nicht überschreiten, sagt Sabrina Kreß.

Die Arbeit steht niemals still

Morgens um sieben Uhr beginnt ihr Arbeitstag. Ein erster Überblick über die digitalen Kommissionierungslisten, die über Nacht eingegangen sind, dann kommen auch schon Anforderungen von den Stationen, aus den OPs und den Büros. Ein Krankenhaus ist 24 Stunden am Tag in Betrieb, 365 Tage im Jahr. Da steht die Arbeit niemals still. Das Material wird über das automatische Warentransportsystem verteilt, eine Besonderheit des Klinikums Fulda, um die es viele andere Kliniken beneiden. Das horizontale und vertikale Förder- und Aufzugsystem liefert die neuen Waren aus dem Lager direkt in alle Bereiche, holt die leeren Verpackungen ins Lager und den Abfall zurück, ohne dass zusätzliches Transport- Personal benötigt wird oder die Aufzüge und Gänge blockiert werden. Morgens, mittags und abends werden über das Transportsystem auch die Speisen für die Patientinnen und Patienten verteilt. Sieben Versorgungsassistenten sind ständig im Haus unterwegs, die den Pflegdienst entlasten und den Warenbedarf der Stationen ermitteln, um dort die Vorräte an den vorgesehenen Lagerplätzen aufzufüllen.

Alle Artikel auf den Stationen werden einmal im Jahr auf einen Stichtag bezogen inventarisiert. „Im Zentrallager wird eine permanente Inventur durchgeführt, das heißt: jeder Artikel muss einmal im Jahr gezählt werden“, berichtet Sabrina Kreß. Alle Rechnungen werden von der Finanzbuchhaltung digital zur Bearbeitung weitergeleitet. Aufgrund der systemischen Prüfung aller Vorgänge meldet sich das Programm nur bei Unklarheiten, so dass lediglich 40 bis 60 Rechnungsvorgänge am Tag eine Klärung erfordern.

Dynamische Prozesse

Vieles hat sich geändert in der Logistik des Krankenhauses, seit das Klinikum 1975 bezogen wurde. Allen sei bewusst geworden, wie umfangreich und wichtig die Logistik sei, ist Sabrina Kreß überzeugt. Die Abrechnung nach Fallpauschalen, die konsequente „Verweildauersteuerung“ und die ständig steigende Zahl an Patienten, habe zu einer fortschreitenden Perfektionierung der Logistik geführt. Der gesamte Prozess der Lagerhaltung und Logistik wird immer weiter digitalisiert – von der mobilen Warenannahme bis hin zur Bearbeitung der Rechnung. Die Mitarbeiter haben einen Personal Digital Assistent (PDA), einen tragbaren Computer mit Scanner, den sie im Lager und auf den Stationen stets bei sich führen und automatisiert nachbestellen. Die Lagerhaltung ist dynamisch: Das System errechnet den Volumenbedarf und schlägt einen Lagerplatz vor, um den vorhandenen Raum besser auszuschöpfen.

Sabrina Kreß hat viel gelernt in ihren Jahren im Klinikum: „Im Klinikum wird viel Wert gelegt auf die Fortbildung der Mitarbeiter, Freistellungen und Finanzierung sind großzügig geregelt.“ So konnte sich Sabrina Kreß mit den Sichtweisen der anderen Abteilungen im Haus vertraut machen und besuchte zum Beispiel Seminare für erfolgreiche Lagerstrategie- Optimierung. Sie selbst sorgt für die permanente Schulung und Weiterbildung ihrer Mitarbeiter in Brandschutz und Gefahrgutlogistik, und um die Abteilung voranzubringen, holen sich Sabrina Kreß und ihr Team Anregungen bei anderen Logistikunternehmen, die weltweit die Benchmark in der Branche vorgeben: „Die dynamische Lagerhaltung als neues Softwaretool wurde in Zusammenarbeit mit unserem Softwareanbieter Aescudata entwickelt. Da es seitens der Hersteller von Medizinprodukten keinen einheitlichen Barcodestandard gibt, war auch hier eine Weiterentwicklung erforderlich, um alle Barcodes lesen zu können. Damit ist das Klinikum Fulda in der Lagerhaltung und Logistik ein Pionier.“

Verbesserte Strukturen im INO-Zentrum

Sie und ihr Team freuen sich auf das neue Zentrallager, das im 2. Untergeschoß des INO entsteht. Mit einer Fläche von 1100 Quadratmeter ist das neue Lager etwa so groß wie das alte, aber weil es höher ist, wurden weitere 600 Quadratmeter Lagerfläche in einer zweiten Ebene erschlossen. Die Belieferung erfolgt direkt über die Rampe im neuen Wirtschaftshof, kurze Wege und durchdachte Prozesse werden Sabrina Kreß die Arbeit erleichtern.

„Ich mag die Arbeit mit den Menschen, ich mag meine Kollegen, ich fühle mich überall gut angenommen“, sagt Sabrina Kreß über ihre Aufgabe im Klinikum: „Mir macht es Spaß, Probleme zu lösen. Und das geht nicht mit Digitalisierung allein.“ Ihre eigenen Kinder sind unterdessen erwachsen. Sebastian studiert Medizin, Daniel Geschichte und Ehemann Christian ist Dienststellenleiter einer Polizeistation im Main-Kinzig-Kreis. Kinder, Erfolge im Beruf und Erfüllung im Familienleben gehören für Sabrina Kreß zusammen.

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